Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach od pracodawcy

Zaświadczenie o zarobkach to dokument, który najczęściej należy dostarczyć do banku przy ubieganiu się o kredyt lub pożyczkę. Wymagają go także niektóre urzędy i instytucje.

Sprawdź, do czego może być Ci potrzebny taki dokument, jakie informacje się w nim znajdują, a także kto powinien go wystawić i podpisać. Zobacz także, jak wygląda wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach.

Co to jest zaświadczenie o zarobkach

Zaświadczenie o zarobkach to nic innego jak dokument zawierający informacje na temat wysokości wynagrodzenia osoby, której dotyczy. Najczęściej jest ono określone jako przeciętna kwota brutto lub netto z ostatnich 3 miesięcy. Jednocześnie pismo takie potwierdza fakt zatrudnienia.

Takie zaświadczenie ma zatem charakter informacyjny i służy do potwierdzenia statusu zawodowego oraz dochodów.

Wystawiane jest wyłącznie na prośbę pracownika i zazwyczaj dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony lub określony. Zdarza się jednak, że zaświadczenie o zarobkach wymagane jest również w przypadku osób uzyskujących dochody z tytułu umowy zlecenia lub umowy o dzieło.

Zaświadczenie o zarobkach – przykładowy druk

Zaświadczenie o zarobkach – do czego jest niezbędne?

Zaświadczenie o zarobkach i zatrudnieniu może być Ci potrzebne w wielu sytuacjach. Najczęściej jest ono wymagane:

• przy ubieganiu się o kredyt lub pożyczkę w banku,
• przy zakupach ratalnych,
• przy wnioskowaniu o różnego rodzaju dofinansowanie, zapomogi, świadczenia rodzinne i socjalne,
• przy składaniu do ZUS wniosku o rentę lub o ustalenie prawa do emerytury,
• przy staraniu się o miejsce w przedszkolu dla dziecka,
• przy ustalaniu wysokości alimentów,
• przy rejestracji w urzędzie pracy.

O dostarczenie zaświadczenia o zarobkach może zatem poprosić Cię m.in. bank, instytucja pożyczkowa, urząd pracy, MOPS, ZUS, sąd, a nawet przedszkole i sklep.

Kto wystawia zaświadczenie o zarobkach?

Zaświadczenie o zarobkach wystawiane jest zawsze przez pracodawcę. W zależności od sytuacji i z jakiego okresu mają być w dokumencie podane informacje o wynagrodzeniu, może go wystawić obecny lub były pracodawca. W małej firmie dokument najczęściej wystawia jej właściciel, natomiast w większych przedsiębiorstwach i instytucjach zajmują się tym działy kadr lub działy księgowości.

Z pewnością jednak zaświadczenia nie może wystawić sobie sam pracownik. Ma ono bowiem charakter dokumentu, który jest podstawą do obliczania zdolności kredytowej czy też prawa do różnych świadczeń. Ważna jest zatem jego wiarygodność, dlatego jego treść musi być potwierdzona podpisem uprawnionych przedstawicieli zakładu pracy.

Czy pracodawca ma obowiązek wystawić zaświadczenie o zarobkach?

Pracodawca teoretycznie nie ma obowiązku wystawić pracownikowi zaświadczenia o zarobkach, ponieważ nie zobowiązują go do tego żadne przepisy. Z jednym wyjątkiem – według art. 125 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych musi wydać takie zaświadczenie, jeśli jest ono niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń z ZUS, czyli np. emerytury lub renty.

W pozostałych przypadkach, czyli np. gdy pracownik potrzebuje zaświadczenia do banku, pracodawca wystawia go w zasadzie z dobrej woli.

Warto tu jednak przytoczyć orzeczenie Sądu Najwyższego z 16.09.1999r. (sygn. Akt I PKN 331/99), który wyraźnie wskazuje, że obowiązkiem pracodawcy jest dostarczenie pracownikowi wszelkich dokumentów istotnych z punktu widzenia realizacji stosunku pracy (czyli np. świadectwa pracy) oraz niezbędnych do realizacji różnych uprawnień poza zakładem pracy takich jak zaświadczenie o zarobkach.

Ile trwa wydanie zaświadczenia o zarobkach i jak długo jest ważne?

Zaświadczenie o zarobkach możesz otrzymać od pracodawcy od ręki, ale równie dobrze możesz na niego czekać nawet kilka dni. Wszystko zależy od tego, jak takie sprawy załatwiane są w danym zakładzie pracy. Czas oczekiwania na dokument zazwyczaj wydłuża konieczność podpisania go przez więcej niż jedną osobę (np. prezesa i główną księgową), a także gdy zaświadczenia wystawiane są przez jednostkę firmy znajdującą np. w innym mieście.

Podobnie trudno określić precyzyjnie okres ważności zaświadczenia o zarobkach, ponieważ zależy on od indywidualnych wymagań instytucji, która żąda dostarczenia takiego dokumentu. Zazwyczaj nie może on przekroczyć 2-3 miesięcy, ale na przykład banki i ośrodki pomocy społecznej akceptują niemal wyłącznie zaświadczenia wystawione w ciągu ostatnich 30 dni.

Jakie dane powinny się znaleźć na zaświadczeniu o zatrudnieniu i zarobkach?

Nie ma jednego obowiązującego szablonu zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach. Większość banków i urzędów tworzy własne formularze, które należy dostarczyć do pracodawcy w celu ich wypełnienia i podpisania. W przypadku braku takiego druku, zazwyczaj stosuje się ogólny wzór zaświadczenia o zarobkach, jaki znajdziesz choćby na końcu niniejszego artykułu.

Najczęściej w dokumencie należy wpisać następujące informacje:

• dane pracodawcy – nazwa, adres siedziby, NIP i numer telefonu,
• dane personalne pracownika – imię, nazwisko, adres zameldowania, numer PESEL,
• informacje na temat zatrudnienia – rodzaj umowy, stanowisko, a także dzień rozpoczęcia zatrudnienia oraz termin zakończenia stosunku pracy, jeśli jest określony,
• średni miesięczny dochód netto lub brutto np. z ostatnich 3 miesięcy,
• informacja na temat ewentualnych zajęć komorniczych,
• informacja na temat tego, czy pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia lub pracuje na okresie próbnym, a także czy zakład pracy znajduje się w stanie upadłości lub likwidacji.

Powyższy zakres informacji wymagają banki. Urzędy pracy i MOPS-y proszą dodatkowo o podanie wysokości składek na ubezpieczenia społeczne, natomiast przedszkola zazwyczaj nie wymagają żadnych informacji o wynagrodzeniu, a jedynie na temat zatrudnienia.

Zaświadczenie o zarobkach i oświadczenie o zarobkach – jakie różnice?

Musisz wiedzieć, że zamiast zaświadczenia niekiedy wymagane jest jedynie oświadczenie o zarobkach. Czy się różni zaświadczenie od oświadczenia?

Otóż to pierwsze jest wystawiane przez zakład pracy i jest oficjalnym dokumentem potwierdzającym fakt zatrudnienia oraz wysokość wynagrodzenia. Z kolei oświadczenie jest pisemną lub ustną informacją na temat swojego zatrudnienia i zarobków udzielaną przez samego zainteresowanego.

Oświadczenie o zarobkach jest zazwyczaj wystarczające przy ubieganiu się o chwilówki czy niewielki kredyt gotówkowy. Firmy pożyczkowe w większości przypadków oferują właśnie pożyczki na oświadczenie, zwłaszcza jeśli są one udzielane przez Internet.

Oświadczenie pożyczkobiorcy na temat zatrudnienia i dochodów jest wówczas elementem wniosku o pożyczkę. To znacznie upraszcza cały proces ubiegania się o finansowanie i umożliwia zaciągnięcie zobowiązania praktycznie od ręki.

Zaświadczenie o zarobkach a umowa zlecenie i specjalistyczne zawody

Zaświadczenie o zarobkach może swoją formą i zakresem danych odbiegać od standardowego wzoru dokumentu, jeśli jest wydawane dla osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub wykonujących specjalistyczne zawody.

W przypadku umowy zlecenia zaświadczenie o zarobkach najczęściej musi zawierać informacje na temat wszystkich umów zawartych w określonym okresie oraz wysokości wynagrodzenia w poszczególnych miesiącach. Bardzo często bowiem zleceniobiorcy pracują jednocześnie dla kilku zleceniodawców, a ich zarobki nie są w stałej wysokości jak pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

Z kolei zaświadczenie o zatrudnieniu osób wykonujących specjalistyczne zawody zazwyczaj zawierają informacje specyficzne dla danej profesji. Przykładowo, nauczyciele ubiegający się o awans zawodowy muszą dostarczyć zaświadczenie uwzględniające informacje na temat odbytego stażu, wymiaru zatrudnienia, planu rozwoju oraz oceny dorobku zawodowego.

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach – różnice

W zależności od sytuacji możesz zostać poproszony o dostarczenie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach lub zaświadczenia potwierdzającego wyłącznie zatrudnienie. W tym drugim przypadku dokument nie będzie zawierał informacji o wysokości Twojego wynagrodzenia.

Zaświadczenie o zatrudnieniu jest wymagany przy załatwianiu różnych spraw zawodowych. Oto przykłady:

• firmy przewozowe powinny wystawić takie zaświadczenie zatrudnionym u siebie kierowcom
• ubiegając się o miejsce w przedszkolu dla dziecka będziesz musiał dostarczyć wyłącznie zaświadczenie o zatrudnieniu.

Z kolei zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach jest potrzebne wszędzie tam, gdzie badana jest sytuacja finansowa danej osoby:

• przy ubieganiu się o kredyt w banku
• przy składaniu wniosku o świadczenie w ośrodku pomocy społecznej
• aplikacją o rentę w ZUS.

Ile kosztuje zaświadczenie o zarobkach

Wystawienie zaświadczenia o zarobkach przez pracodawcę jest bezpłatne. Wyjątkiem są sytuacje, gdy ma ono uwzględniać informacje historyczne wymagające pobrania stosownych dokumentów z archiwum. Przykładowo, Archiwum Państwowe w Warszawie za sporządzenie kopii każdej karty kartoteki zarobkowej lub zasiłkowej albo strony listy płac pobiera kwotę 4 zł.

Ile czasu pracodawca ma na wydanie zaświadczenia?

Żadne przepisy nie narzucają pracodawcy terminu, w jakim powinien wydać zaświadczenie o zarobkach dla pracownika. Przyjmuje się jednak, że powinien to zrobić niezwłocznie, szczególnie gdy dokument potrzebny jest do sądu, ZUS lub innego urzędu.

Kto podpisuje zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach powinno być podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania pracodawcy. Najczęściej jest to prezes, dyrektor, właściciel lub księgowa.

Dokument powinien być także opatrzony pieczęcią zakładu pracy. Bardzo często to, kto podpisuje zaświadczenie o zarobkach, sugeruje sam formularz otrzymany np. z banku, który ma prawo wymagać potwierdzenia dokumentu podpisem konkretnej osoby np. głównej księgowej.

Zaświadczenie o zarobkach – wzór do pobrania

Poniżej możesz pobrać bezpłatny wzór zaświadczenia o zarobkach, który zawiera wszystkie podstawowe informacje wymagane przez banki i instytucje pożyczkowe.

• Wzór zaświadczenia w formacie PDF – pobierz
• Wzór zaświadczenia w formacie DOC – pobierz
• Wzór zaświadczenia w formacie JPG – pobierz