Wezwanie do zapłaty – najważniejsze informacje

Ponaglenia osoby, która nie uregulowała pewnej należności na czas, mogą przybierać różne formy.

Kiedy wiadomości czy połączenia telefoniczne pozostają bez odbioru, wierzyciele najczęściej sięgają po pisemne wezwanie do zapłaty, dzięki któemu z jednej strony – przypominają dłużnikowi o obowiązku spłaty, a z drugiej – zbierają materiał dowodowy dla sądu, na wypadek konieczności wystosowania pozwu do organu państwowego.

Czym jest wezwanie do zapłaty? Poznaj definicję

Wezwanie do zapłaty to oficjalny dokument kierowany przez wierzyciela do dłużnika celem poinformowania go zarówno o stanie i wysokości istniejącego zobowiązania (wraz z ewentualnymi odsetkami za zwłokę), jak i terminie spłaty oraz konsekwencjach niewywiązania się z niego.

Jeśli wierzyciel jest otwarty na negocjacje i wyraża wolę zapoznania się ze stworzonym przez zadłużonego harmonogramem spłaty ratalnej, również może zawrzeć w dokumencie taką informację.

Wezwania do zapłaty — podstawa prawna

Zgodnie z nowelizacją kodeksu postępowania cywilnego z 2016 roku, przed złożeniem do sądu pozwu o zapłatę, wierzyciel musi podjąć z dłużnikiem próbę polubownego rozwiązania sporu.

Najlepszym sposobem na zrealizowanie powyższego zapisu prawnego i – co istotne! – udowodnienie tego przed sądem, jest wystosowanie jednego, dwóch lub kilku wezwań do zapłaty i wysłanie ich zadłużonemu jako list polecony, czyli z zarejestrowanym przez system Poczty Polskiej nadaniem.

Kto i kiedy może wysłać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty to narzędzie windykacyjne, z którego skorzystać może każdy. Nie jest zarezerwowane wyłącznie dla instytucji, firm czy przedsiębiorstw zajmujących się ściąganiem długów w sposób profesjonalny.

Wezwanie do zapłaty może wysłać także osoba fizyczna.

W związku z tym, że nadawcami tego typu pism są różnorodne osoby i podmioty, można spotkać się z wieloma rodzajami takiego dokumentu.

Rodzaje wezwań do zapłaty

Upomnienia informujące o zadłużeniu można podzielić na:

• Wezwania urzędowe/administracyjne
  dotyczą długów wobec różnego rodzaju instytucji czy organów państwowych. Wiążą się na przykład z niezapłaconymi podatkami.
• Monity
  inna nazwa wezwania do zapłaty, stosowana najczęściej, kiedy wierzytelność nie jest zbyt długo przeterminowana, a osoba, która ma prawo do roszczeń, dopiero zaczyna swoje działania windykacyjne.
• Przedsądowe wezwanie do zapłaty
  tego typu pisma są czasami określane mianem ostatecznych wezwań do zapłaty i z reguły zawierają zapis mówiący o wszczęciu przez wierzyciela postępowania sądowego, jeśli dokument nie spotka się z odpowiedzią lub zadłużony nie ureguluje należności. Należy je traktować jako ostatnie upomnienie, po którym nie będzie już szans na polubowne załatwienie przedmiotowej sprawy.

Jakie są formy wezwań do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty może mieć formę:

• pisemną,
• online.

Upomnienie wysyłane e-mailowo należy jednak traktować wyłącznie jako przypomnienie i informację dla dłużnika o statusie wierzytelności.

Jeżeli zależy Ci, by spełniało również funkcję dowodową i było dla sądu potwierdzeniem, że starałeś się zażegnać konflikt polubownie, koniecznie wyślij zadłużonemu pisemne wezwanie do zapłaty i nie zapomnij nadać go listem poleconym.

Jeśli użyjesz prawidłowego adresu, nawet w przypadku nieodebrania przesyłki, osoba winna Ci pieniądze, nie będzie w stanie podważyć Twojej próby polubownego załatwienia sprawy. W przypadku e-maila nie będzie to dla sądu takie oczywiste.

Czym jest sądowe wezwanie do zapłaty?

Pisząc o rodzajach wezwań do zapłaty, warto wspomnieć również o tzw. wezwaniu sądowym, czyli potocznej nazwie pisma przedegzekucyjnego — najczęściej wysyłanego przez komornika.

Dokument tego typu oznacza, że sąd orzekł na korzyść wierzyciela (wyrok zdążył otrzymać klauzulę wykonalności) i ma on prawo do wystosowania wniosku o ściągnięcie długu przy pomocy komornika, czyli z użyciem bezkompromisowych narzędzi i działań, takich jak m.in. zajęcie mienia, konta czy wynagrodzenia zadłużonego.

Wierzyciel po wygraniu sprawy o zapłatę nie ma obowiązku wysyłania kolejnego pisma dotyczącego swojego roszczenia.

Ile wezwań do zapłaty można otrzymać?

W związku z brakiem dokładnych regulacji prawnych na ten temat osoba roszcząca sobie prawo do wierzytelności może przekazać dłużnikowi dowolną ilość wezwań do zapłaty.

Oczywistym jest jednak, że nikt nie wysyła tego typu pism w nieskończoność. Kiedy dla wierzyciela staje się jasne, że nie ma szans na polubowne rozwiązanie sporu i chce wystąpić na drogę sądową, wystarczy, że wyśle jeden taki dokument.

Jak napisać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty nie jest prawnie ustandaryzowane, ani w kodeksie cywilnym, ani w żadnym innym akcie prawnym. Jednak by spełniało swoje funkcje (informacyjną i dowodową), ważne jest, aby zawierało:

• datę i miejsce sporządzenia;
• dane osoby, wobec której powstało zadłużenie;
• dane zadłużonego;
• informację, z jakiego tytułu wynika obowiązek zapłaty (numer umowy lub faktury);
• kwotę wierzytelności;
• informację o ewentualnych odsetkach za zwłokę;
• czas na spłatę długu;
• numer konta bankowego, na który ma wpłynąć należność;
• podpis wierzyciela.

Wezwanie do zapłaty — wzór za darmo

By nie zapomnieć o żadnym kluczowym elemencie pisma, możesz posłużyć się poniższym wzorem, który przygotowaliśmy w formie do wypełnienia na komputerze oraz do druku. Wzory są całkowicie darmowe.

Wezwanie do zapłaty po angielsku

Demand letter, demand for payment czy call for payment to nazwy dokumentów stanowiących wezwanie do zapłaty, kiedy sytuacja z dłużnikiem wymaga wystosowania pisma po angielsku.

Wzory anglojęzycznych pism znajdziesz poniżej.

Wezwanie do zapłaty po angielsku zawiera w treści te same elementy, co pliki, które przygotowaliśmy w poprzednim akapicie.

Choć brak pewnych sformułowań formalnie nie unieważni pisma, warto zadbać, by zarówno dłużnik, jak i sąd odnaleźli w nim wszystkie potrzebne informacje.

Kiedy wezwanie do zapłaty jest nieważne?

Zakwestionowanie mocy prawnej wezwania do zapłaty jest możliwe w 3 przypadkach:

1. Dług został już uregulowany
   jeżeli wierzytelność została przekazana zewnętrznej firmie windykacyjnej, dotyczy dużego przedsiębiorstwa lub windykacja jest przeprowadzana przez automatyczny system, fakt spłaty mógł umknąć wierzycielowi przed zadysponowaniem wysyłki monitu. Takie sytuacje zdarzają się nagminnie.
2. Dług dotyczy innej osoby niż odbiorca pisma
   w tym zakresie także często dochodzi do pomyłek, wystarczy takie samo lub podobne imię czy nazwisko.
3. Dług jest przedawniony
   w zależności od tego, czego dotyczyła wierzytelność, po upływie określonego czasu i bezczynności ze strony wierzyciela, traci on prawo do dochodzenia roszczeń na drodze sądowej czy komorniczej.

Innymi słowy, fakt otrzymania listu z wezwaniem do zapłaty wcale nie oznacza, że faktycznie będziesz musiał niezwłocznie uregulować jakąś należność. W pierwszej kolejności musisz dokładnie zapoznać się z dokumentem.

Otrzymałem wezwanie do zapłaty — co robić?

Kiedy do Twoich drzwi puka listonosz z przesyłką poleconą zawierającą wezwanie do zapłaty – odbierz list. Jeżeli jest bezzasadny, dowiedziesz, że nie masz obowiązku dokonywania żadnej płatności.

Jeśli zaś faktycznie jesteś dłużnikiem, sprawa nie zniknie wraz z wyrzuconym do kosza awizo. Wręcz przeciwnie – nie odbierając dokumentu, zadziałasz na swoją niekorzyść, jeżeli dojdzie do rozprawy sądowej.

Działania, które powinieneś podjąć po otrzymaniu wezwania do zapłaty to:

• ustalenie, czy faktycznie pismo dotyczy Ciebie i Twojego długu;
• ustalenie, czy wierzytelność nie jest przedawniona;
• sprawdzenie, czy nie spłaciłeś już odpowiedniej kwoty.

Weryfikacja pokazała, że rzeczywiście masz do zapłaty jakąś należność? Ureguluj ją niezwłocznie, by uniknąć odsetek i/lub postępowania sądowego oraz komorniczego, a jeśli nie jesteś w stanie spłacić zadłużenia w wyznaczonym terminie — przygotuj własną propozycję spłaty i zwróć się z nią do wierzyciela.

Jeżeli zaś nie jesteś pewny czy wezwanie do zapłaty jest zasadne – skontaktuj się z prawnikiem lub radcą prawnym. Zanim to zrobisz sprawdź ile kosztuje porada prawnika.

Odpowiedź na wezwanie do zapłaty

Nie musisz odpowiadać na wezwanie do zapłaty – nie będzie się to wiązało z żadnymi dodatkowymi konsekwencjami, jednak jeśli chcesz złożyć wniosek o rozłożenie długu na raty, bądź poprosić o wstrzymanie naliczania odsetek lub dodatkowy czas na spłatę, kontakt z wierzycielem będzie konieczny.