Przedpłata – co to jest i jak działa?

Przedpłata jest popularnym sposobem rozliczania rozmaitych transakcji zakupowych. Spotkasz się z nią np. przy zamawianiu różnych usług lub towarów, a także przy zakupie nieruchomości. Co do zasady polega ona na uiszczeniu części ceny zakupu z góry, a więc jeszcze przed realizacją zamówienia.

Sprawdź, co to jest przedpłata, jak działa oraz dlaczego tak ważne jest, aby umieć rozróżnić, kiedy przedpłata jest zaliczką, a kiedy zadatkiem.

Co to jest przedpłata?

Co to jest?
Zacznijmy od sprecyzowania, co to jest przedpłata. Definicję tego pojęcia znajdziemy choćby w Słowniku Języka Polskiego, według którego przedpłatą jest określona suma pieniędzy stanowiąca część ceny towaru, którą należy wpłacić z góry. Inaczej mówiąc, jest to częściowa zapłata za towar dokonywana jeszcze przed jego dostawą.

W jakich sytuacjach dokonujemy?
Przedpłaty dokonujemy najczęściej na etapie zamawiania towaru albo usługi. Jej wysokość ustalana jest indywidualnie, lecz zawsze stanowi jedynie ułamek całkowitej ceny zakupu np. 10 lub 50%. Pozostałą część należności (a więc cenę pomniejszoną o wpłaconą przedpłatę) reguluje się wówczas po realizacji zamówienia, a więc np. po dostarczeniu towaru lub po realizacji usługi.

Jakie mogę być rodzaje przedpłaty?

Przedpłata co do zasady stosowana jest w celu zabezpieczenia transakcji. Zakres tego zabezpieczenia zależy jednak od tego, jaki rodzaj przedpłaty będzie zastosowany w umowie między stronami. Warto bowiem wiedzieć, że przedpłata może mieć dwie różne formy – zaliczki lub zadatku. Ma to bardzo duże znaczenie, ponieważ każda z tych form niesie za sobą odmienne skutki prawne.

Przedpłata a zaliczka

Przedpłata i zaliczka to pojęcia tożsame, które oznaczają po prostu opłacenie z góry części należności na poczet przyszłej dostawy towaru lub realizacji usługi.

Zaliczka traktowana jest zatem jedynie jako forma rozliczenia transakcji w dwóch częściach, natomiast pod kątem zabezpieczenia wykonania umowy odgrywa niewielką rolę. Dla dostawcy towaru lub usługi jest ona bowiem jedynie potwierdzeniem złożenia zamówienia i oznacza, że jeśli dojdzie do jego realizacji, zamawiający powinien uiścić pozostałą część ceny.

Tak naprawdę jednak z umowy może wycofać się każda ze stron i wówczas zaliczka podlega zwrotowi. Nie ma tutaj znaczenia, czy zamawiający się rozmyśli i cofnie swoje zamówienie, czy też dostawca nie zrealizuje dostawy towaru lub usługi – w każdym takim przypadku wpłacona zaliczka powinna być zwrócona w takiej kwocie, jakiej została wpłacona.

Przedpłata a zadatek

Prawdziwą funkcję zabezpieczenia transakcji pełni natomiast zadatek. Co więcej, ten rodzaj przedpłaty zabezpiecza obie strony umowy, ponieważ zgodnie z art. 394 KC:

• jeśli z postanowień umowy nie wywiąże się kupujący (czyli np. zrezygnuje z zamówionej usługi w trakcie trwania umowy) – wpłacony przez niego zadatek przepada na rzecz sprzedającego,
• jeśli sprzedający nie zrealizuje zamówienia – kupujący może żądać od niego zwrotu wpłaconego zadatku w podwójnej wysokości.

Może się też zdarzyć, że z umowy wycofają się obie strony w wyniku porozumienia – wówczas zadatek zwracany jest wyłącznie w kwocie, w jakiej został wpłacony, a więc jest traktowany jak zwykła zaliczka. Podobnie powinien być rozliczony w przypadku, jeśli do rozwiązania umowy doszło wskutek winy obu stron lub w wyniku okoliczności, za które żadna z nich nie odpowiada.

Przedpłata w formie zadatku stosowana jest najczęściej przy transakcjach na rynku nieruchomości. Jest on zwykle wpłacany przy okazji zawierania tzw. umowy przedwstępnej kupna-sprzedaży mieszkania, w której kupujący zobowiązuje się do zakupu nieruchomości, a sprzedający do jej sprzedaży w określonym terminie. Poprzez taką umowę strony dają sobie czas na załatwienie różnych formalności  – np. gdy kupujący potrzebuje kilku tygodni na załatwienie kredytu hipotecznego, albo sprzedający musi mieć czas na opróżnienie mieszkania.

Zadatek zabezpiecza tutaj obie strony, ponieważ:

• kupujący ma pewność, że do umówionego terminu podpisania właściwej umowy przeniesienia własności sprzedający nie sprzeda mieszkania innej osobie (musiałby wtedy zwrócić przedpłatę w podwójnej wysokości),
• sprzedający ma pewność, że kupujący nie zrezygnuje z zakupu nieruchomości (straciłby wtedy wpłacony zadatek).

Należy pamiętać, że aby przedpłata mogła być traktowana jako zadatek i niosła powyższe skutki prawne, w umowie musi być wyraźnie użyte słowo „zadatek”. Co ważne, powyższe skutki prawne obowiązują także wtedy, jeśli w umowie nie jest w ogóle napisane, jak będzie rozliczony zadatek w przypadku niewywiązania się z jej warunków przez każdą ze stron. Wystarczy więc użyć słowa „zadatek”, by zabezpieczyć interesy zarówno kupującego, jak i sprzedającego zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego.

Jak działa przedpłata na konto?

Przedpłata może być realizowana w różnej formie i w różnym terminie. W stacjonarnych sklepach lub punktach usługowych zazwyczaj można ją uiścić gotówką podczas zawierania umowy lub składania zamówienia. W przypadku konieczności zapłacenia z góry większej kwoty lub w sytuacji zamawiania towarów bądź usług przez Internet dość często wymagane jest natomiast dokonanie przedpłaty na konto bankowe sprzedawcy lub usługodawcy.

Należy tutaj pamiętać, że taka przedpłata na konto powinna być zrealizowana na podstawie konkretnego dokumentu, a więc np. umowy, zamówienia lub faktury zaliczkowej. Przelew trzeba skierować na rachunek odbiorcy wskazany w takim dokumencie, a w tytule przelewu wpisać numer umowy, zamówienia lub faktury.

Jest to niezwykle ważne, ponieważ tylko wtedy przedpłata będzie odpowiednio zaksięgowana i będzie można ją właściwie rozliczyć zarówno w przypadku realizacji zamówienia, jak i w sytuacji, gdy do tego nie dojdzie.

Faktura a przedpłata – co warto wiedzieć?

Kupuje osoba prywatna
Na koniec warto wyjaśnić, jak sprzedawca powinien udokumentować przyjęcie przedpłaty. Otóż, jeśli kupujący jest konsumentem, potwierdzeniem uregulowania przez niego przedpłaty może być po prostu paragon z kasy fiskalnej. Opcjonalnie może być to także faktura zaliczkowa, jeśli zażyczy sobie tego kupujący (jej wystawienie dla konsumenta nie jest obowiązkowe).

Kupuje firma
Nieco inne zasady obowiązują w przypadku transakcji zawieranej między dwoma przedsiębiorcami. Dostawca towarów lub usług jest bowiem zobowiązany wystawić fakturę zaliczkową po przyjęciu przedpłaty i musi to zrobić do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonana została wpłata zaliczki.

Jeśli natomiast dostawa towarów lub usług nastąpiła w tym samym miesiącu co przedpłata, wystarczy jedna faktura rozliczająca całą transakcję. W tym przypadku jednak, jeśli została dokonana przedpłata, faktura VAT końcowa musi wyszczególniać nie tylko pełną kwotę należności, ale także wskazywać, jaka jej część była zapłacona w ramach zaliczki.