Komu można pokazać dowód osobisty? Dać do ręki i pozwolić zeskanować?

Na pewno wiesz, że dowód osobisty trzeba pilnować jak oka w głowie. Jeśli bowiem dokument wpadnie w niepowołane ręce, może zostać wykorzystany do celów przestępczych np. do wyłudzenia kredytu na Twoje nazwisko.

W wielu sytuacjach jednak trzeba pokazać dokument tożsamości, a nawet pozwolić na to, by została zrobiona jego kserokopia lub skan. Dowiedz się, kto ma prawo do wglądu i kopiowania dowodu osobistego, a kiedy możesz się na to nie zgodzić.

Jak posługiwać się dowodem osobistym?

Dowód osobisty jest najważniejszym dokumentem potwierdzającym nasze obywatelstwo i tożsamość. To dokument obowiązkowy, który musi mieć każdy dorosły obywatel RP.

Posługujemy się nim głównie w sytuacjach, gdy konieczne jest potwierdzenie naszych danych osobowych, czyli np. podczas zawierania różnych umów, załatwiania spraw urzędowych, czy korzystania z usług bankowych.

Dowód osobisty, choć ma formę niewielkiego kawałka plastiku, zawiera wiele kluczowych informacji na nasz temat, czyli m.in. imię i nazwisko, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, nasze zdjęcie, a także numer dokumentu i numer PESEL. Są to zatem wrażliwe dane osobowe, które łącznie potwierdzają naszą tożsamość. Tę tożsamość niestety można ukraść i wykorzystać.

Złodzieje tożsamości na podstawie skradzionego, zagubionego dowodu osobistego lub jego podrobionej wersji mogą zaciągnąć pożyczkę na Twoje nazwisko, wynająć mieszkanie, czy podpisać umowę z operatorem telefonicznym. Więcej na ten temat pisaliśmy w poradniku – co zrobić po zgubieniu dowodu osobistego?

Wszystkie rachunki z tytułu takich transakcji będą wystawiane na Ciebie. Udowodnienie, że to nie Ty zawarłeś określoną umowę, jest możliwe, ale wcześniej musisz się nastawić na długi proces dochodzenia swoich praw przed sądem.

Dowodem osobistym należy zatem posługiwać się w taki sposób, by ograniczyć ryzyko utraty samego dokumentu, a także zawartych w nim danych.

W tej drugiej kwestii wydaje się to dość trudne, skoro w wielu sytuacjach proszeni jesteśmy o pokazanie dowodu tożsamości, a nawet pozostawienie jego kopii lub skanu. W każdej z takich sytuacji istnieje ryzyko, że w posiadanie naszych danych wejdzie nieuczciwa osoba, która wykorzysta je do celów przestępczych. Jak się przed tym uchronić? W 100% niestety się nie da, ponieważ nawet w instytucji zaufania publicznego takich jak bank może pracować nieuczciwy pracownik, który np. sprzeda nasze dane przestępcom. Nierzadkie są także przypadki wycieku danych osobowych z serwerów różnych instytucji, które także mogą wpaść w ręce przestępców.

Ryzyko to jednak można znacznie zminimalizować poprzez:

• nieprzekazywanie swojego dowodu osobistego osobom trzecim, chyba że jest to uzasadnione i zgodne z przepisami,
• wyrażanie zgody na kopiowanie dokumentu wyłącznie w uzasadnionych przypadkach,
• zabezpieczanie skanu dowodu osobistego przed jego nieuprawnionym użyciem (np. poprzez zamazanie wybranych danych),
• odpowiednie postępowanie w przypadku podejrzenia, że dowód osobisty może zostać użyty przez niepowołane osoby.

Kto może wziąć do ręki dowód osobisty?

O okazanie dowodu osobistego możesz być poproszony w wielu sytuacjach. Nie zawsze jednak musisz godzić się na przekazanie dokumentu tożsamości do ręki osoby chcącej Cię wylegitymować lub potwierdzić Twoje dane.

Kto może wziąć do ręki dowód osobisty? Przede wszystkim funkcjonariusze takich służb państwowych jak:

• Policja,
• Żandarmeria Wojskowa,
• Straż Graniczna,
• Straż Miejska,
• Agencja Bezpieczeństwa Państwowego.

Do okazania dokumentu tożsamości w celu jego weryfikacji i spisania danych jesteś zobowiązany także:

• podczas kontroli biletów w środkach komunikacji publicznej,
• u notariusza przy podpisywaniu umowy notarialnej np. sprzedaży mieszkania,
• w banku przy zawieraniu umowy o prowadzenie konta czy umowy kredytowej, przy wypłacie gotówki z rachunku itp.

Są też sytuacje, w których jesteś zobligowany okazać swój dowód osobisty, ale bez konieczności przekazywania go drugiej osobie w celu spisania danych czy skopiowania dokumentu:

• w sklepie w celu potwierdzenia swojego wieku (gdy kupujesz alkohol lub papierosy),
• na poczcie przy odbieraniu przesyłki na podstawie awizo,
• przy weryfikacji tożsamości podczas wchodzenia na teren obiektu chronionego – o okazanie dowodu ma prawo poprosić Cię licencjonowany pracownik ochrony,
• w wypożyczalniach samochodów, sprzętu sportowego itp.

Kto może zeskanować dowód osobisty?

Jeszcze kilka lat temu nikogo nie dziwił fakt, że w wielu punktach usługowych klienci musieli nie tylko okazywać swój dowód osobisty, ale także pozwalać na wykonanie jego kserokopii lub skanu.

Było to powszechnie stosowane m.in. w wypożyczalniach sprzętu, czy hotelach. Warto więc wiedzieć, że zgodnie z ustawą z dnia 12 lipca 2019 r. o dokumentach publicznych prawo do skanowania dowodów osobistych zyskały wyłącznie określone instytucje m.in.:

• banki i SKOK-i,
• instytucje pożyczkowe oferujące np. chwilówki,
• firmy obsługujące płatności,
• pośrednicy kredytowi,
• biura maklerskie,
• firmy ubezpieczeniowe,
• firmy telekomunikacyjne.

Wspomniane wyżej przepisy mają ścisły związek z unijną dyrektywą AML (Anti Money Laundering), która wprowadziła obowiązek weryfikacji tożsamości klientów usług finansowych w celu przeciwdziałania procederowi prania brudnych pieniędzy oraz finansowania terroryzmu.

Właśnie dlatego banki i inne instytucje finansowe mają obowiązek sprawdzenia dowodu osobistego klienta, a w razie konieczności mogą (ale nie muszą) także wykonać jego skan lub kserokopię.

Dowód osobisty i wypożyczalnie

Zgodnie z przepisami wypożyczalnie samochodów, sprzętu sportowego lub innych urządzeń, nie mają prawa skanować dowodu osobistego klienta bez jego zgody. Mają jedynie prawo zażądać jego okazania do wglądu np. żeby potwierdzić tożsamość lub wiek.

Warto też wiedzieć, że z punktu widzenia prawa niedopuszczalne jest żądanie przez wypożyczalnię pozostawienia dowodu osobistego pod zastaw wypożyczonej rzeczy.

Jakie dane zakrywać posługując się skanem dowodu?

W przypadku skanowania dowodu osobistego obowiązuje zasada minimalizacji ilości przetwarzania danych osobowych, która wynika z przepisów RODO. Oznacza to, że skan dowodu powinien prezentować wyłącznie dane, jakie są niezbędne do wykonania określonej czynności np. podpisania umowy kredytowej. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w opracowaniu – jak bezpiecznie przesyłać skan dowodu osobistego?

W tym przypadku trudno wyjaśnić zasadność pozyskiwania przez bank czy firmę pożyczkową informacji na temat imion rodziców, czy miejsca urodzenia klienta. Z punktu widzenia udzielenia kredytu takie dane nie mają bowiem żadnego znaczenia.

W związku z powyższym na skanie dowodu można zakryć niektóre informacje i w ten sposób ograniczyć ryzyko przekazania do instytucji wszystkich swoich danych osobowych.

Przykładowo, przy ubieganiu się o pożyczkę na dowód, można przesłać do banku skan z zamazanymi np. imionami rodziców, czy też ukrytym zdjęciem. Z pewnością jednak konieczne będzie pozostawienie takich danych jak:

• imię i nazwisko,
• numer PESEL lub data urodzenia,
• numer dowodu osobistego,
• data ważności dowodu osobistego.

Niepotrzebne dane możesz zamazać w najprostszym programie graficznym i dopiero potem przesłać skan dowodu do banku czy innej instytucji.

Jeśli dana instytucja się na to nie zgodzi, możesz nanieść na plik znak wodny (służą do tego specjalne aplikacje), który utrudni jego użycie przez przestępców.

Dlaczego nie skanować i nie pokazywać dowodu osobistego?

Przekazywanie skanu całego dowodu jest niebezpieczne, ponieważ może on zostać użyty przez przestępców np. do otwarcia rachunku bankowego na Twoje nazwisko, a potem wyłudzenia kredytu lub pożyczki. Dlatego warto przynajmniej zamazać niektóre dane lub opatrzyć skan znakiem wodnym. Podobnie pokazywanie dokumentu postronnym osobom rodzi ryzyko, że zawarte w nim dane zostaną wykorzystanie w nieprawidłowy sposób.

Dowód osobisty powinniśmy okazywać tylko w określonych sytuacjach, gdy zobowiązują nas do tego przepisy, czyli np. gdy zażąda tego policjant. W bankach i innych instytucjach też czasami trzeba to zrobić, jednak należy to robić z dużą ostrożnością. Jeśli np. pracownik banku poprosi Cię o dowód i będzie chciał zrobić jego kserokopię lub skan, powinien to zrobić na Twoich oczach, a nie znikać z dokumentem gdzieś na zapleczu. Nie musisz także godzić się na przesyłanie skanu dowodu drogą elektroniczną np. w celu zawarcia umowy pożyczki na odległość.

Są instytucje, które tego nie wymagają, a do potwierdzenia tożsamości stosują bezpieczniejsze metody np.:

• przelew weryfikacyjny z banku np. na 1 grosz
• Kontomatik.

Bezpieczeństwo i wyrobienie nowego dowodu osobistego

W sytuacji gdy podejrzewasz, że Twój dowód mógł dostać się w niepowołane ręce, możesz zamówić usługę Alerty BIK lub Chroń Pesel, dzięki której dowiesz się o sytuacji, w której ktoś użyje Twoich danych do wyłudzenia kredytu lub pożyczki. Możesz także zastrzec dokument w banku lub go unieważnić w urzędzie i następnie wyrobić nowy.

Pamiętaj także, że nie możesz legitymować się nieważnym dokumentem tożsamości – jest to nielegalne i karane grzywną albo nawet pozbawieniem wolności.

Najpóźniej 30 dni przed upływem terminu jego ważności należy więc złożyć wniosek o nowy dowód osobisty.

Gdzie trzeba zgłosić nowy dowód osobisty?

Jeżeli wyrobisz nowy dowód osobisty, musisz poinformować o tym fakcie instytucje, które potrzebują danych z tego dokumentu do weryfikacji Twojej tożsamości, a więc przede wszystkim:

• bank, w którym masz założone konto, zaciągnięty kredyt lub korzystasz z innych usług finansowych (nowy dokument zazwyczaj można wprowadzić online w serwisie transakcyjnym banku),
• ubezpieczyciela,
• urząd skarbowy,
• pracodawcę.

Właściwe posługiwanie się dowodem osobistym pomoże Ci uchronić się przed utratą dokumentu i danych osobowych, a więc także przed przykrymi konsekwencjami takich zdarzeń.

O bezpieczeństwo dokumentu musisz zadbać samodzielnie, dlatego pilnuj go jak oka w głowie i staraj się nie okazywać osobom trzecim, chyba że zobowiązują Cię do tego przepisy lub masz pewność, że nie będzie się to wiązało z ryzykiem.